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¿Qué espera tu asistente de la app de tu evento? por Gladys Cali

 

Hoy tenemos una aportación a nuestro Blog de Gladys Cali, CEO de InfiniteVent Experience y fundadora de Tech Experience Conference. Gladys es una experta reconocida a nivel internacional en organización de eventos, con lo que su opinión tiene un gran valor para nosotros y queremos compartirla por este medio.

 

¿Qué espera tu asistente de la app de tu evento?

Como organizadores de eventos nos preguntamos qué es lo que queremos que la app de nuestro próximo evento haga…pero a veces nos olvidamos de lo más importante y es lo que espera tu asistente de la app de tu evento! Para nuestra agencia de eventos experta en el uso de tecnología para eventos, éste punto es el más importante. Es por ello que cada caso será diferente, así pues, como organizadores de eventos lo primero que tenemos que hacer es escuchar a nuestro cliente, y el éste tiene que escuchar a su audiencia.

 

Ahora bien, si lo que estás organizando es un congreso, lo que tu asistente espera principalmente es hacer networking y para ello nuestros amigos de evenTwo tienen dos funcionalidades muy útiles que nuestra agencia de eventos ha incorporado en algunas apps para eventos que hemos organizado:

 

Por un lado, la LISTA DE ASISTENTES, dónde puedes ver nombre, foto, cargo y empresas de cada uno de los participantes, y que, además te permite enviarles MENSAJES/CHAT privados.

 

¿Pero qué pasa si hay miles de asistentes como en el Mobile World Congress? ¿Vas hacer que tu asistente mire uno por uno cada uno de los asistentes para ver con quién les interesa hacer networking? No hace falta! Gracias a la funcionalidad de MATCHING, con la que el asistente al registrarse en la app selecciona “lo que busca” y “lo que ofrece” tendrá filtrado exactamente esos potenciales asistentes que debería contactar durante el congreso.

 

Y por último, y no por ello menos importante, algo tan simple como la AGENDA y el listado de PONENTES del evento que estés organizado. Da mucha pereza tener que entrar en la website del evento cada vez que tienes que consultar la agenda del evento o leer la biografía de un ponente. O la maravillosa agenda imprimida que la acabas guardado no sabes dónde y le acabas pidiendo a tu compañero que te diga cuál es la siguiente conferencia porque te da pereza sacar la agenda de esa bolsa welcome pack llena de papeles que ya llevas.

 

Lo dicho, nuestra agencia de eventos tiene mucho en cuenta estos detalles a la hora de organizar un evento y para ello siempre colaboramos con evenTwo.

 

Artículo escrito por Gladys Cali de la agencia de eventos en Barcelona InfiniteVent Experience

 

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Alianza estratégica entre Ticketea y evenTwo para ofrecer la mejor tecnología en eventos

ticketea y evenTwo han anunciado la creación de una línea de colaboración que permitirá a ambas empresas ofrecer de manera conjunta la tecnología desarrollada durante los últimos años, destinada a alcanzar la mejor capacidad de gestión y desarrollo de eventos, conferencias y congresos a nivel internacional.

Ambas compañías, líderes en España en tecnología y gestión para eventos, han decidido unir su experiencia para ofrecer una solución integral a los organizadores de eventos. La colaboración entre ambas empresas permitirá gestionar los asistentes, entradas o acreditaciones en la plataforma web así como desarrollar una App móvil para los asistentes, que cubra el antes, durante y después de cada evento, conferencia o congreso.

“El uso del móvil no para de crecer: visitas, tráfico, compras… y los promotores y organizadores lo saben. Por eso, unir nuestra experiencia adquirida durante estos más de cinco años y nuestra web 100% responsive, con las App que desarrolla evenTwo es un proyecto muy importante que nos permitirá seguir ofreciendo las mejores posibilidades de gestión a los organizadores de eventos”, explica Javier Andrés, fundador de Ticketea.

José Luis Fernández Frontelo, CEO de evenTwo, ha declarado “para evenTwo esta alianza es un paso natural, nuestros clientes nos han estado reclamando desde hace tiempo funcionalidades que no cubríamos con la App y que sí tiene Ticketea, con lo que ahora con esta integración podemos ofrecer una solución tecnológica completa para eventos”.

ticketea es una plataforma tecnológica destinada a simplificar la organización y gestión de eventos y la venta de entradas. Ofrece un escaparate en el que millones de personas descubren sus eventos favoritos y compran sus entradas de forma fácil y segura. Lanzada en 2010, ha colaborado con 70.000 eventos en más de 30 países y ha vendido entradas en más de 145 países diferentes. Ticketea, además de la plataforma web, ofrece a los organizadores la posibilidad de gestionar las acreditaciones o accesos a través de los diferentes productos y tecnologías que ha desarrollado.

evenTwo es la compañía líder en España y gran parte de Latinoamérica en creación de Apps móviles personalizadas para eventos. Las Apps de evenTwo incluyen toda la información del evento pero también interacción con y entre los asistentes, desde listado de asistentes y mensajes privados entre ellos, hasta muro de conversación en el que pueden compartir comentarios y fotos, pasando por otras funcionalidades como votaciones instantáneas, encuestas o preguntas al ponente por la App.

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Resultados App evento Days 2015

Tras el EIS 2014 y el MIS 2015, esta es la tercera vez que el Grupo Eventoplus confía enevenTwo para desarrollar la App de sus eventos. En este caso se trata de evento Days, el principal Showroom de los eventos en España. Para nosotros siempre un placer ya que nuestra mejor herramienta de venta es que los usuarios prueben nuestras Apps.

Este evento, ha sido en el primero en el que hemos puesto en funcionamiento la integración con Beacons, gracias a la integración de evenTwo con TapTap. Esto ha permitido funcionalidades como enviar notificaciones por la App a usuarios que pasaban por una ubicación concreta, o tener un mapa de calor online de por dónde se movían en el lugar del evento.  Además la App contenía toda la información del evento, funcionalidades de Networking entre los participantes, votaciones y encuestas.

Ya casi ha pasado un mes de evento Days 2015 y por fin hemos tenido tiempo para recopilar la información de uso de la App. A continuación vamos con las estadísticas de la App y un breve análisis de cada métrica:

Descargas

La App tuvo 540 descargas, 271 en iOS y 269 en Android. Es curioso que estén tan cerca las descargas de ambas plataformas.

Normalmente, aunque en España hay casi un 90% de dispositivos con Android y un 8% de dispositivos con iOS, en la mayoría de los eventos profesionales hay más de un 60% de usuarios con iOS y menos de un 40% con Android. Esta diferencia suele producirse porque el usuario con iOS es más propenso a descargar Apps que el usuario Android y que el usuario profesional usa más productos Apple que el usuario medio.

Por lo que vemos en evento Days y en otros eventos en el último año, esta tendencia se está igualando.

Asistentes

De las 540 descargas, 288 usuarios hicieron Login con LinkedIn o se registraron, un 53%. Los usuarios que no hicieron login no podían acceder a las zonas privadas de la App, como muro de comentarios, listado de asistentes o mensajes entre asistentes. Entendemos que ese 47% que no se registró fue porque se descargaron la App para ver las funcionalidades públicas, como la agenda, ponentes e información del evento, y no tuvieron interés en las zonas privadas.

Normalmente el porcentaje de usuarios registrados sobre el total de descargas suele superar el 80%, pero es cierto que depende mucho del tipo de evento y del interés que tengan los usuarios en hacer Networking con otros participantes.

Networking

Con 288 usuarios registrados, el uso de las funcionalidades de Networking fue el siguiente:

  • 192 comentarios en el muro de conversación.

  • 35 fotos compartidas por los usuarios en la App.

  • 340 mensajes privados entre asistentes.

Estadísticas de uso

Con evenTwo tenemos la posibilidad de saber por qué pantallas dentro de la App han pasado los usuarios. Tenemos un módulo completo de estadísticas que permiten saber al organizador qué puntos han despertado más interés en los usuarios.

Algunas de estas métricas son extremadamente interesantes para los organizadores de congresos, ya que les indican por ejemplo información sobre cuántas veces se ha visto la marca de los patrocinadores de la App. A continuación las más relevantes:

  • La pantalla principal de la App, en la que además de accesos a las funcionalidades principales, estaba el carrusel de patrocinadores, fue vista 8.425 veces.

  • La agenda del evento fue consultada 3.353 veces.

  • El muro de comentarios fue consultado 1.966 veces.

  • El listado de asistentes fue consultado 1.936 veces.

  • El listado de expositores se consultó 1.775 veces.

  • El listado de patrocinadores fue consultado 730 veces.

  • Los usuarios añadieron sesiones a su agenda 643 veces.

 Beacons

Con la integración con Beacons que desarrollamos con TapTap para la App de evento Days, hemos podido saber por dónde se movieron los usuarios dentro del evento, generando un mapa de calor online que se podía consultar por la App.

Los Beacons detectaron dispositivos con la App 1.402 veces, el punto más caliente del lugar fue la zona de la entrada, tal y como se muestra en el mapa de calor.

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evenTwo Guide, la App para eventos profesionales

Hoy lanzamos oficialmente evenTwo Guide. ¿Qué es evenTwo Guide?, otra forma de tener una App para tu evento, conferencia o congreso a menor coste.

Con evenTwo desarrollamos Apps totalmente personalizadas para eventos, conferencias y congresos, trabajamos con clientes de la talla de Telefónica, SAP, Orange, Mapfre, Dircom…, y nuestras Apps se usan en grandes eventos, por ejemplo en el Management & Business Summit de Atresbusiness.

¿Qué es? 

¿Y qué es evenTwo Guide?, es una aplicación en la que cualquier persona puede publicar su evento profesional de manera gratuita. Se trata de una única App en la que los asistentes pueden buscar el evento al que van a asistir y descargarse los datos del evento en su dispositivo.

En caso de que el evento tenga funcionalidades avanzadas (Premium), como muro de conversación, listado de asistentes, mensajes entre asistentes…, el asistente podrá registrarse o logarse con LinkedIn para acceder a las mismas.

evenTwo Guide está disponible en Apple App Store y en Google Play.

¿Por qué? 

Con evenTwo Guide buscamos dos cosas:

  • Que eventos profesionales sin patrocinio o con poca asistencia puedan tener también una App para su evento de manera gratuita o a bajo coste.

  • Una manera rápida de tener la información de tu evento en una App en el mismo día, sin tener que esperar a plazos de Apple o Google Play para su publicación.

Esto no significa que vayamos a dejar de crear Apps personalizadas para eventos, muchos de nuestros clientes quieren tener su propia App en las tiendas de aplicaciones para que la experiencia de sus asistentes sea totalmente personalizada.

¿Cómo funciona? 

El funcionamiento es sencillo. Primero tienes que registrarte en nuestra plataforma, es gratis y te dará acceso a nuestro Backend para poder crear tus eventos. Una vez registrado, podrás crear tus eventos y añadir la información de los mismos. Verás que el funcionamiento de nuestro Backend es muy sencillo e intuitivo, pero en caso de dudas, podrás contactar con nosotros.

Para probar cómo queda la información que introduces puedes hacerlo pinchando en “Previsualizar”, te dará un código que luego deberás introducir en la App en tu dispositivo para verlo.

Una vez listo, pinchando en Publicar, aparecerá en el listado de eventos de las Apps y podrás enviarles un mailing a tus asistentes diciendo que se descarguen la App y busquen tu evento o introduzcan el código del mismo.

Si quieres funcionalidades Premium, aquí podrás encontrar los distintos planes enevenTwo Guide y qué funcionalidades tiene cada uno. En el propio Backend también podrás verlo y comprar directamente funcionalidades para tu evento pagando con tarjeta o PayPal.

¿A qué esperas?, crea ya una App para tu evento con evenTwo Guide.

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¿Una App para viajes de incentivos y eventos corporativos?

evenTwo nació hace más de un año como plataforma para crear Apps para eventos, conferencias y congresos.

Algo que no habíamos pensado era en usar esta misma plataforma para crear Apps para viajes de incentivos, eventos corporativos o reuniones de empresa, pero es el propio mercado el que nos ha terminado acercando a este tipo de eventos.

Desde que lanzamos evenTwo ya han sido muchas las empresas que han confiado en nosotros y nos han solicitado una App para este tipo de eventos, entre ellas varias empresas farmacéuticas como Astellas Pharma y también grandes empresas de otros sectores como Mapfre.

Pero, ¿cómo puede una App de eventos ser útil en un evento de este tipo?

Realmente el funcionamiento de las Apps desarrolladas con evenTwo para viajes de incentivos y eventos corporativos es diferente a las Apps que creamos para eventos y congresos convencionales, ¿por qué?, porque el objetivo principal en este caso se centra en el servicio al usuario.

¿Y qué diferencias hay entre una App de eventos públicos y otra para viajes de incentivos?:

  • Privacidad.- En una App para eventos corporativos como un viaje de incentivos prima la seguridad y privacidad de los datos. Es decir, se trata de Apps privadas a las que sólo pueden acceder los asistentes al evento ya que están protegidas con usuario y contraseña.

  • Servicio al usuario.- Es fundamental el servicio al usuario en este tipo de eventos. La App se centra en contenidos útiles para el usuario/viajero, además de la propia agenda del evento, información de vuelos, los restaurantes que se van a visitar, los hoteles en los que se van a hospedar, lugares de interés, el rooming en dichos hoteles, el sitting en cenas de gala, códigos de vestimenta … Es decir, toda la información que pueda necesitar el asistente al evento en cualquier momento.

  • Comunicación.- Uno de los atractivos en este tipo de Apps es el poder comunicarte con todo el grupo. Hay tres tipos de comunicación, desde el organizador del evento a los asistentes, entre los propios asistentes y de los asistentes al organizador. El organizador del evento puede enviar notificaciones push (tipo mensajería instantánea) a los asistentes en cualquier momento, algo muy útil para cualquier cambio o aviso. Por otro lado, los asistentes pueden mandarse mensajes privados entre ellos o configurar un muro de conversación para el viaje. En ese muro todos pueden poner comentarios, subir fotos, votar comentarios de otros…, una herramienta para amenizar el evento y que tiene muchas posibilidades para mejorar la experiencia del asistente. Por último, se pueden configurar encuestas de satisfacción y también votaciones instantáneas en la comunicación desde el asistente al organizador.

  • Gamificación.- También se puede añadir gamificación en este tipo de viajes de incentivos o eventos corporativos para amenizar la experiencia y motivar a los asistentes.

¿Y qué pasa si durante el viaje no tenemos conexión?, en caso de no tener conexión no se puede acceder a las funcionalidades que la requieren, es decir, a las de comunicación, pero sí al resto de funcionalidades.

Verdaderamente éste es un uso que no habíamos pensado en ningún momento para evenTwo, pero hasta el momento las experiencias están siendo increíbles así como la valoración de la App por parte de los asistentes a estos viajes de incentivos o eventos corporativos.

 Merece la pena probarlo, a continuación puedes descargar una App de prueba de lo que sería un viaje de incentivo y ver cómo funciona:

Apple

https://itunes.apple.com/us/app/expansoft-ny-incentive/id942073502?l=es&ls=1&mt=8 

Android

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.eventwo.expansoftincentive

El usuario es demo@eventwo.com y la contraseña es incentivo.

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Nuevo en evenTwo, votación instantánea y participación de la audiencia

Hace poco hablábamos de las nuevas funcionalidades de evenTwo, plataforma de creación de Apps para eventos, conferencias y congresos. Entretanto hemos desarrollado también la posibilidad de insertar vídeos en evenTwo o de incluso ver streaming en directo.

Bien, ahora volvemos con una nueva funcionalidad que permitirá realizar votaciones en vivo y fomentar la participación de la audiencia.

La idea principal es sustituir los famosos mandos de votación, una tecnología que ya no es necesaria y que además tenía unos costes muy elevados. Ahora la mayoría de la gente tiene un smartphone que puede sustituir al mandito. Pero, ¿cómo funciona?.

Es sencillo, desde el Backend de evenTwo se pueden crear diferentes salas de votación (para que pueda haber votaciones simultáneas en distintas sesiones). Las salas se pueden definir como públicas o privadas (requieren usuario registrado). Una vez creadas las salas se crean las preguntas y se asocian a un icono de la App o a una sesión concreta. Las preguntas se pueden programar o lanzar en directo, tienen un tiempo de respuesta y se puede establecer además si el usuario verá los resultados gráficos en la pantalla de su dispositivo o el ponente los mostrará en una pantalla grande. La votación se puede finalizar manualmente por el ponente sin esperar a que se consuma el tiempo de respuesta.

¿Y si mi asistente no tiene smartphone?, ¿o no se ha instalado la App?, ¿no podrá votar?. Cada sala de votación tiene una URL propia accesible desde cualquier navegador, con lo que no sería necesario acceder desde la App.

A continuación un pequeño vídeo con todo el proceso:

Ahora que ya sabemos cómo funcionan las votaciones en vivo de evenTwo, ¿para qué sirven?. Las votaciones en vivo pueden tener infinidad de usos en un evento, desde una votación para elegir entre candidatos hasta simplemente para que el ponente pueda evaluar en directo la respuesta de la audiencia a determinadas cuestiones, mejorando la comunicación e interacción con los asistentes.

En breve volveremos con nuevas y alucinantes funcionalidades en evenTwo.

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Nuevas funcionalidades evenTwo 2.0

Este post describe las nuevas funcionalidades incorporadas en evenTwo durante el último trimestre de 2013 y el primer trimestre de 2014. evenTwo es una plataforma que permite crear apps móviles para eventos, conferencias y congresos.

Principalmente hemos apostado por herramientas para fomentar el networking entre asistentes así como la posibilidad de tener varios eventos en la misma app.

A continuación se detallan las mejoras realizadas y ya disponibles en las distintas modalidades de evenTwo:

Multi-evento 

Hemos incluido la posibilidad de una versión multi-evento en evenTwo. Esto significa que se podrán crear apps que contengan varios eventos con todos sus datos diferenciados. Del mismo modo, se podrán enviar notificaciones push a todos los usuarios que hayan descargado la app o sólo a los que hayan entrado en un evento en concreto.

Puedes descargar una app multi-evento de ejemplo para iOS o Android.

Mensajes entre usuarios 

Para fomentar la interacción con la app y el networking entre usuarios, se ha creado una funcionalidad que permite enviarse mensajes entre asistentes al evento. Desde la pantalla de asistente y estando logado en la app, se podrá enviar un mensaje a otro usuario.

Muro de conversaciones 

Del mismo modo que los mensajes entre usuarios, con motivo de fomentar el networking entre asistentes, se ha creado la posibilidad de tener un muro de conversación general para la app o para una sesión concreta del evento.

El funcionamiento es similar a una red social privada, permite que los usuarios dados de alta en la app vean comentarios de otros asistentes y pongan los suyos propios.

Encuestas 

evenTwo permite la creación de encuestas en la propia app. Se pueden llegar a crear varias encuestas dentro de la misma aplicación marcando las fechas durante las cuales pueden ser enviadas. Los tipos de pregunta permitidos son texto, rango de valores, lista de valores o afirmativo/negativo.

Los resultados se pueden ver de manera gráfica en el Backend de evenTwo, también pueden ser exportados para analizarlos en una hoja de cálculo.

Nueva pantalla de ponentes 

Hemos rediseñado la pantalla de detalle de ponentes para mejorar su aspecto y cómo se muestran las redes sociales que tiene. También es posible compartir la información del ponente en redes sociales desde esta misma pantalla.

Añadir al calendario y funciones sociales 

Hemos añadido nuevas funcionalidades en las sesiones de la agenda. A partir de ahora, además de añadir a favoritos una sesión para crear nuestra propia agenda, se podrá crear un evento en la agenda del dispositivo. Esto significa que en la propia agenda del dispositivo se añadirá una nueva cita con la información de la sesión.

Además, tanto en ponentes como en Agenda se podrá enviar información a redes sociales.

Para ver todas estas funcionalidades puedes descargarte evenTwo Sample en tu dispositivo iOS o Android.

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La App para tu evento, ¿Web móvil o App nativa?

Cualquier organizador de eventos entiende sólo con haberla usado en un evento las ventajas que aporta una aplicación móvil para cualquier evento. Pero, ¿es mejor app nativa o Web móvil?.

Tanto con una App nativa como con una Web móvil, se pueden llegar a conseguir casi las mismas funcionalidades, todas menos las que no se pueden usar desde un navegador en caso de las Webs móviles. Cuando hablamos de aplicación Web móvil del evento, nos referimos a una app que funciona en el navegador pero que está totalmente adaptada al evento, no que la propia Web del evento sea accesible desde el móvil.

A continuación vamos a enumerar las principales ventajas e inconvenientes de cada una de ellas y nuestra experiencia con evenTwo:

App Web móvil para eventos

Ventajas

  1. Una App Web móvil para eventos podría ser accesible desde distintos sistemas operativos, Android, iOS, pero también Blackberry, Windows Mobile y otros. Esta sería la principal ventaja.

  2. Es posible almacenar los datos del evento cuando entras por primera vez usando funcionalidades de HTML5. Funcionaría sin conexión, pero es un almacenamiento demasiado pequeño, por ejemplo no cabrían imágenes de ponentes o mapas.

Inconvenientes

  1. La App se ejecuta en un navegador, con lo que no tiene la misma respuesta que una aplicación nativa.

  2. No puede recibir notificaciones push (tipo mensajería instantánea).

  3. No está en los Markets, se tiene que acceder desde una URL para entrar en la aplicación.

App nativa para eventos

Ventajas

  1. Se puede encontrar en los Markets, lo que ayuda en la promoción y visibilidad del evento, en la facilidad para encontrarlo y da una mejor imagen al organizador.

  2. Si la App está bien diseñada y siguiendo los patrones de diseño de cada sistema operativo, es muy sencilla de usar para el asistente, ya que funciona de manera similar a cualquier aplicación que tenga en su dispositivo.

  3. La velocidad de respuesta es mucho mejor que la de una App web móvil, ya que se ejecuta en el propio sistema operativo y no a través de un navegador.

  4. Puede recibir notificaciones push, algo muy interesante para el organizador antes, durante y después del evento, tal y como comentábamos en un artículo anterior.

Inconvenientes

  1. El principal inconveniente es que hay que desarrollar una app por plataforma, con lo que no lo podrían usar los asistentes que no tengan un dispositivo con el sistema operativo de la plataforma para la que se ha desarrollado.

  2. Al instalarse en el dispositivo ocupa espacio, con lo que es complicado para usuarios que tienen poco espacio de almacenamiento. Es importante desarrollar apps no muy pesadas.

Conclusiones Web App Vs Native App

Llevamos más de un año creando Apps para eventos con evenTwo, y en cada proyecto creamos tanto las Apps nativas para iOS y Android como la Web móvil para el resto de dispositivos.

Por poner un ejemplo reciente, en EBE 2013 hubo casi 1.000 descargas entre las distintas Apps, pero sólo un 4% utilizó la Web móvil. Esto es una señal de lo que realmente prefieren los usuarios aunque tengas que disponer de la Web móvil para que nadie se quede fuera del evento por su sistema operativo.