7 claves para organizar un evento virtual

7 claves para organizar un evento virtual

Los eventos virtuales llegaron en 2020 como un salvavidas para el sector MICE. Más allá de la necesidad coyuntural, ofrecen numerosas ventajas y oportunidades que harán que perduren en el tiempo. Por un lado, el ahorro en costes de alquiler de espacio, personal y dietas permite al profesional ser más ambicioso a la hora de organizar un evento online, puesto que podrá hacer un mayor esfuerzo en la creación de contenidos y el engagement. Además, la virtualización del evento le da la posibilidad de ampliar la audiencia a tantos asistentes como quiera invitar, al mismo tiempo que aspira a contratar ponentes más demandados, cuya disponibilidad es mucho más fácil de concertar por videoconferencia que en un evento presencial.

Pero ¿cómo se organiza un evento virtual? En este artículo te damos las claves a la hora de enfocar la manera en la que celebrar tu evento online.

  1. Plantear la estrategia. Al igual que en los eventos presenciales, es preciso definir los objetivos que perseguimos de acuerdo con el tipo de evento que vamos a organizar. En una feria virtual, lo habitual será dar visibilidad a patrocinadores y propiciar la generación de leads; en una convención virtual, nos interesará fortalecer la imagen de marca y el teambuilding; en un workshop online quizá precisemos un registro y agenda personalizados con certificados de asistencia. Cada tipo de contenido hará necesarias unas herramientas y prescindibles otras.
  1. Utilizar un espacio web atractivo y seguro. No cabe duda de que un evento virtual tiene lugar en un espacio web, accesible online. Mientras que un webinar de una o dos horas se puede realizar de forma eficaz en un espacio web sencillo, otros eventos más complejos requerirán una plataforma más específica que se adapte a sus características. Si nuestro evento cuenta con sesiones paralelas, expositores, contenido extra o necesitamos cierta interactividad, por ejemplo, es posible que debamos recurrir a un proveedor especializado en este tipo de desarrollos. De la misma manera, son cada vez más los organizadores de eventos que exigen un espacio seguro, con acceso por login y mayores garantías de privacidad.
  1. Captar la atención de la audiencia. En un evento virtual es más fácil que nuestra audiencia pierda la atención. Los asistentes pueden seguir la retransmisión desde su domicilio y contarán con todo tipo de distracciones, por lo que mantenerlos interesados en lo que sucede en su pantalla constituye a buen seguro nuestro mayor reto. Un buen programa, contenido atractivo y ponentes que sepan comunicar a través de la cámara son los pilares sobre los que se sustentará un buen evento virtual.
  1. Fomentar la participación y el networking. Uno de los problemas que puede presentar un evento online es la unidireccionalidad. Involucrar a los asistentes no sólo es posible sino también necesario en la mayoría de casos, y son cada vez más los recursos que existen para lograrlo. Dependiendo del tipo de evento, puede ser buena idea dinamizar las sesiones con preguntas, chat y votaciones, habilitar reuniones por videoconferencia, crear espacios de encuentro virtuales, juegos, sorteos… ¡El límite no es la tecnología, sino la imaginación!
  1. Aportar valor a los patrocinadores. Un buen acuerdo de patrocinio va más allá de la inclusión de logos y de introducir cortes publicitarios en la retransmisión del evento. Los sponsors obtendrán leads de mayor calidad cuanto más consigamos acercarlos a los asistentes, y para ello existen diferentes recursos web. Uno de ellos son los stands virtuales, que pueden ser en formato página o incluso como parte de una feria 3D que se pueda recorrer de forma virtual. El propio expositor puede editar la apariencia y contenido de su stand e incluso concertar citas y recibir mensajes de los asistentes.
  1. Recolectar y analizar métricas. Hay muchos datos que en eventos presenciales resultan esquivos. ¿Cuántas reuniones se han celebrado? ¿Qué han comentado los asistentes? ¿En qué momento han abandonado una sesión? En este sentido, los eventos virtuales son una oportunidad para medir cualquier aspecto, dado que todo lleva detrás un factor tecnológico que permite este análisis. Asimismo, es fundamental saber tratar e interpretar toda esta información, de forma que nos sea útil de cara a la organización de futuros eventos virtuales.
  1. Escoger un partner tecnológico integral. En suma, puede decirse que la tecnología es clave en todo evento virtual. Más si cabe en aquellos que precisen de algo más que la mera retransmisión en directo. Lidiar con distintos proveedores para la emisión, la plataforma web, las herramientas interactivas y el registro de asistentes puede ser un auténtico dolor de cabeza. Por eso, desde evenTwo recomendamos contratar a un especialista tecnológico con trayectoria y buenas referencias en herramientas digitales para eventos, con un servicio profesional y cercano que impida que cualquier contratiempo pueda dar al traste con el trabajo del organizador.