4 claves tecnológicas para garantizar la seguridad de tu evento híbrido

En los últimos años se ha disparado el uso de tecnología en eventos, sobre todo en aquellos que son virtuales o híbridos. Mientras el protagonismo se lo llevan la personalización y la interactividad, cometemos el error de pasar por alto su cara más desconocida, es decir, de qué está hecha esa tecnología, si es segura y fiable. Estos factores serán cruciales a la hora de garantizar la seguridad de los datos y que ningún problema técnico dé al traste con todo nuestro trabajo en el evento.

 

Toma precauciones en el registro

La necesidad de controlar quién puede entrar y quién no es tan antigua como los propios eventos. En el caso de los encuentros híbridos, esta tarea es doble y hace casi imprescindible el uso de tecnología especializada, tanto por seguridad como por una cuestión de eficiencia. Es muy recomendable instar a los asistentes a cumplimentar un formulario de registro con el que poder catalogarlos y en el que aceptarán las condiciones del tratamiento de datos. Un sistema de doble opt-in, que obligue a confirmar la asistencia con un email de confirmación, garantizará que el usuario es fidedigno y ahuyentará a los bots o asistentes repetidos.

En el caso de venta de entradas, será fundamental contar con una pasarela de pago segura y contrastada, que proteja los datos del cliente y asigne cada entrada correctamente. Asimismo, la tecnología que utilicemos debe garantizar que distintos asistentes no puedan ingresar en el evento con una misma entrada, si es presencial, o con una misma cuenta de correo, si el acceso es online.

 

Controla quién accede a tu evento

Para el acceso al evento presencial está muy extendido el uso de códigos QR o similares para identificarlos en la entrada principal, y los protocolos anticovid han acrecentado la necesidad de una trazabilidad completa. Como consecuencia, es posible que necesites una tecnología que te permita saber quiénes han estado en cada sala en un determinado momento, qué asiento les fue asignado, en qué mesa comieron, etc.

El otro lugar por el que debemos evitar que se cuelen intrusos es la parte digital que utilicemos para seguir o interactuar con el evento. Es muy recomendable que los asistentes que se conecten vía web o descarguen una App del evento utilicen contraseñas únicas con una fortaleza alta y que deban cambiarlas tras el primer login. Si nuestro evento es corporativo, nos podemos plantear el uso del single sign-on (SSO), que permite que los empleados accedan a la plataforma del evento con el mismo usuario que utilizan en el ordenador y sistemas de la empresa. Una vez garantizado este inicio de sesión, sólo debemos asegurarnos de que no se muestran datos personales en los perfiles de asistente como el teléfono o dirección de email.

 

 

Protege los datos de tus asistentes

A la hora de contratar a un proveedor de tecnología, es nuestro deber exigirle el cumplimiento de ciertos protocolos y medidas técnicas de seguridad para evitar incidentes graves. En primer lugar, el proveedor debe realizar auditorías internas de seguridad al menos cada tres meses y auditorías externas como mínimo una vez al año. Además de este informe, le podemos pedir otro sobre las medidas organizativas que emplean para garantizar la seguridad de los datos, desde formación en seguridad a los empleados hasta protección interna de sus recursos tecnológicos. Por último, es importante conocer dónde almacenan y cómo tratan los datos tanto el proveedor como los posibles proveedores que a su vez pueda tener para ofrecer su servicio.

Otro punto al que debemos prestar mucha atención son las medidas técnicas que nuestro proveedor emplea para el cifrado de datos. Por una parte, es fundamental que todos los datos de la plataforma se cifren en tránsito para evitar fugas de información. Por otra parte, es igualmente importante el cifrado de datos en reposo, de forma que si un atacante lograra obtener los datos físicos de asistentes al evento no pudiera acceder a ellos por estar cifrados. Si estas dos medidas fallasen, la última barrera con la que debemos contar es el cifrado de contraseñas, que constituyen el dato más sensible porque el usuario podría estar usándola en otros servicios; nuestro proveedor deberá cifrarlas tanto en tránsito como en reposo.

 

Utiliza tecnología escalable para evitar sustos

Ahora que hemos garantizado que nadie nos robará ningún dato y el evento es seguro, nos debemos ocupar de que la tecnología funcione, que no haya ninguna caída que deje a los asistentes online sin acceso al evento. Para ello debemos asegurarnos de que nuestro proveedor utiliza tecnología escalable, es decir, que a medida que ingresen más asistentes, o si hay un gran pico de tráfico en un momento concreto, la plataforma está preparada para este incremento. Solicita también un Service Level Agreement (SLA) para comprobar los tiempos de respuesta en caso de incidencia y un Disaster Recovery Plan (DRP) para conocer el protocolo en caso de caída total. ¡Ya nada podrá pillarte por sorpresa!

 

Monetizar un evento híbrido: tendencias para maximizar los ingresos

Una de las principales razones por las que se organizan eventos híbridos es la rentabilidad. Contar con una audiencia online potencialmente ilimitada, además de aquellos que asisten de forma presencial, abre la puerta a una participación mucho más alta. Más asistentes significan mayor venta de entradas y mayor valor para los patrocinadores, pero a veces se nos escapan las maneras en las que podemos maximizar estos beneficios. Compartimos con vosotros algunas de las tendencias que más éxito han tenido en el último año.

El evento se puede retransmitir online fácilmente por plataformas conocidas como YouTube o Vimeo, pero cuenta con la desventaja de presentar un entorno genérico, en el que se resiente la interacción y no caben la identidad de marca y los patrocinios. Por eso, cada vez más organizadores contratan una plataforma especializada como evenTwo que permita acoger a los asistentes en un entorno personalizado en el que poder aprovechar espacios y secciones con patrocinadores.

En este sentido, contar con contenidos adicionales nos da la oportunidad de invitar a los asistentes con antelación y elaborar contenido pre-evento y post-evento, de manera que aumentamos la exposición de la audiencia y por lo tanto el valor percibido tanto para los patrocinadores como para los propios asistentes. Esta plataforma online, además, puede ir de la mano de una App móvil con idéntica apariencia, base de datos y contenidos, dirigida a asistentes presenciales, para una comunicación híbrida que cubra todo el target de los sponsors.

La venta de entradas es otra fuente de ingresos fundamental en muchos eventos. Sin embargo, el precio no tiene por qué ser idéntico para todos los asistentes. Es cada vez más habitual establecer grupos con precios diferenciados, sesiones online premium, actividades presenciales como comidas o cenas con coste adicional y otros extras atractivos. A medida que los interesados seleccionen tipo de asistencia y opciones, el precio puede incrementarse de acuerdo con el valor añadido que se ofrece.

De la misma manera, es por todos conocido que existen también diferentes niveles de patrocinio. Una fórmula que se ha extendido en el último año es comercializar salas virtuales o sesiones breakout en vivo. En otras palabras, los sponsors aumentan su inversión para contar con una sesión patrocinada a la que asisten usuarios interesados en un tema determinado, de forma que obtienen contactos cualificados y datos concretos sobre quiénes han visualizado cada parte de su sesión en directo. Además, los patrocinadores pueden contar con espacios online en los que administrar su propia página con información, vídeos, documentos y personas de contacto a las que escribir o solicitar reunión.

Este punto, el de las reuniones por videoconferencia, es el que más se ha generalizado en eventos híbridos en los últimos tiempos. La tecnología no sólo nos facilita concertar reuniones entre asistentes presenciales en la sede y entre asistentes online por videoconferencia, sino también agendar videoconferencias entre asistentes físicos y online. Esto multiplica las posibilidades de matching y aporta por lo tanto un valor mucho mayor al evento híbrido. Otra fórmula habitual es contar con una o varias jornadas presenciales y estirar el evento con jornadas online que permitan extender el networking o incluso incrementar el número de reuniones que un usuario puede solicitar previo pago.

Entrevista: Futurismo 2021

Qué es un evento híbrido y por qué son tendencia en el sector MICE

Los eventos híbridos no son una novedad, pues hace más de una década que existen, ni tampoco una simple moda, porque su futuro es innegable. Se pusieron en boca de todos los profesionales de eventos cuando la pandemia del covid-19 cambió las reglas del sector MICE. Pero, ¿qué son los eventos híbridos y qué oportunidades ofrecen?

Es importante tener claro primero qué NO son los eventos híbridos. No se trata de la mera retransmisión de un evento presencial para que otras personas lo puedan seguir online. Tampoco se trata de un evento que tiene lugar en diferentes lugares de forma simultánea (evento multisede). Un evento híbrido es aquel que tiene lugar en una sede física con un número limitado de asistentes presenciales y otra parte de la audiencia que participa e interactúa de forma virtual.

Lo fundamental, por lo tanto, para determinar si un evento es híbrido, es que los asistentes online tengan la oportunidad de participar en el evento de una forma lo más cercana posible a la de los asistentes presenciales. Cierto es que difícilmente participarán del catering del evento, por ejemplo, pero la tecnología avanza para que sean cada vez más las posibilidades que tienen de interactuar como un asistente más. En otras palabras, la línea entre el asistente presencial y el online es mucho más difusa en este tipo de eventos.

En un evento híbrido, todos los asistentes pueden preguntar, votar, jugar, concertar reuniones, visitar stands, leer comunicaciones, completar tests, hacer una presentación, participar en un debate, etc., sin importar si están en la propia sede, en su casa o en una oficina. El organizador se encuentra, por lo tanto, con el gran reto del engagement: ¿cómo mantener igual de enganchado al asistente online?

La clave, cómo no, se encuentra en el contenido, que debe estar diseñado para ambos tipos de público como si de uno solo se tratara. Es cierto que hay eventos en los que la cualificación que aporta el contacto es difícil de sustituir. Sin embargo, las videollamadas y otras tecnologías para eventos allanan el camino para que la audiencia reciba con cada vez más naturalidad y atención las interacciones digitales.

Por último, los eventos híbridos aportan mayor profundidad y oportunidades al organizador. Logrará un alcance mucho mayor, con una audiencia global y potencialmente ilimitada con un coste por asistente muy inferior. Además, el evento híbrido verá potenciado su ROI con nuevas posibilidades de ingresos y patrocinios para el formato online. A esto se añade una mayor facilidad para recabar y medir datos del evento, así como allanar la actividad paralela en redes sociales.

Tradicionalmente, el evento híbrido ha sido residual en buena parte porque la tecnología no era tan accesible aún. Sin embargo, son cada vez más los organizadores de eventos que optan por plataformas all-in-one como evenTwo, que combinan tecnología para eventos presenciales con herramientas virtuales que permiten a cualquier asistente, sin importar si es presencial u online, compartir una misma experiencia en el evento.

7 claves para organizar un evento virtual

7 claves para organizar un evento virtual

Los eventos virtuales llegaron en 2020 como un salvavidas para el sector MICE. Más allá de la necesidad coyuntural, ofrecen numerosas ventajas y oportunidades que harán que perduren en el tiempo. Por un lado, el ahorro en costes de alquiler de espacio, personal y dietas permite al profesional ser más ambicioso a la hora de organizar un evento online, puesto que podrá hacer un mayor esfuerzo en la creación de contenidos y el engagement. Además, la virtualización del evento le da la posibilidad de ampliar la audiencia a tantos asistentes como quiera invitar, al mismo tiempo que aspira a contratar ponentes más demandados, cuya disponibilidad es mucho más fácil de concertar por videoconferencia que en un evento presencial.

Pero ¿cómo se organiza un evento virtual? En este artículo te damos las claves a la hora de enfocar la manera en la que celebrar tu evento online.

  1. Plantear la estrategia. Al igual que en los eventos presenciales, es preciso definir los objetivos que perseguimos de acuerdo con el tipo de evento que vamos a organizar. En una feria virtual, lo habitual será dar visibilidad a patrocinadores y propiciar la generación de leads; en una convención virtual, nos interesará fortalecer la imagen de marca y el teambuilding; en un workshop online quizá precisemos un registro y agenda personalizados con certificados de asistencia. Cada tipo de contenido hará necesarias unas herramientas y prescindibles otras.
  1. Utilizar un espacio web atractivo y seguro. No cabe duda de que un evento virtual tiene lugar en un espacio web, accesible online. Mientras que un webinar de una o dos horas se puede realizar de forma eficaz en un espacio web sencillo, otros eventos más complejos requerirán una plataforma más específica que se adapte a sus características. Si nuestro evento cuenta con sesiones paralelas, expositores, contenido extra o necesitamos cierta interactividad, por ejemplo, es posible que debamos recurrir a un proveedor especializado en este tipo de desarrollos. De la misma manera, son cada vez más los organizadores de eventos que exigen un espacio seguro, con acceso por login y mayores garantías de privacidad.
  1. Captar la atención de la audiencia. En un evento virtual es más fácil que nuestra audiencia pierda la atención. Los asistentes pueden seguir la retransmisión desde su domicilio y contarán con todo tipo de distracciones, por lo que mantenerlos interesados en lo que sucede en su pantalla constituye a buen seguro nuestro mayor reto. Un buen programa, contenido atractivo y ponentes que sepan comunicar a través de la cámara son los pilares sobre los que se sustentará un buen evento virtual.
  1. Fomentar la participación y el networking. Uno de los problemas que puede presentar un evento online es la unidireccionalidad. Involucrar a los asistentes no sólo es posible sino también necesario en la mayoría de casos, y son cada vez más los recursos que existen para lograrlo. Dependiendo del tipo de evento, puede ser buena idea dinamizar las sesiones con preguntas, chat y votaciones, habilitar reuniones por videoconferencia, crear espacios de encuentro virtuales, juegos, sorteos… ¡El límite no es la tecnología, sino la imaginación!
  1. Aportar valor a los patrocinadores. Un buen acuerdo de patrocinio va más allá de la inclusión de logos y de introducir cortes publicitarios en la retransmisión del evento. Los sponsors obtendrán leads de mayor calidad cuanto más consigamos acercarlos a los asistentes, y para ello existen diferentes recursos web. Uno de ellos son los stands virtuales, que pueden ser en formato página o incluso como parte de una feria 3D que se pueda recorrer de forma virtual. El propio expositor puede editar la apariencia y contenido de su stand e incluso concertar citas y recibir mensajes de los asistentes.
  1. Recolectar y analizar métricas. Hay muchos datos que en eventos presenciales resultan esquivos. ¿Cuántas reuniones se han celebrado? ¿Qué han comentado los asistentes? ¿En qué momento han abandonado una sesión? En este sentido, los eventos virtuales son una oportunidad para medir cualquier aspecto, dado que todo lleva detrás un factor tecnológico que permite este análisis. Asimismo, es fundamental saber tratar e interpretar toda esta información, de forma que nos sea útil de cara a la organización de futuros eventos virtuales.
  1. Escoger un partner tecnológico integral. En suma, puede decirse que la tecnología es clave en todo evento virtual. Más si cabe en aquellos que precisen de algo más que la mera retransmisión en directo. Lidiar con distintos proveedores para la emisión, la plataforma web, las herramientas interactivas y el registro de asistentes puede ser un auténtico dolor de cabeza. Por eso, desde evenTwo recomendamos contratar a un especialista tecnológico con trayectoria y buenas referencias en herramientas digitales para eventos, con un servicio profesional y cercano que impida que cualquier contratiempo pueda dar al traste con el trabajo del organizador.