Medir el engagement en eventos híbridos: recogida y análisis de datos

Crear un gran contenido y alcanzar un elevado grado de engagement es el fin de todo evento híbrido. El éxito (o no) de nuestro trabajo se medirá en datos, y es fundamental por lo tanto conocer cómo recabar esta información a lo largo de las distintas fases del evento. El análisis posterior dará carpetazo a nuestra labor hoy y sentará las bases del evento de mañana, para el que contaremos con una información muy valiosa. ¡Empezamos!

La recogida de datos durante el registro de asistentes es clave para obtener información de calidad. Segmentaremos los asistentes según acudan de forma presencial u online y nos indicarán numerosos aspectos que definirán su experiencia durante el evento. Por ejemplo, contenidos que les interesen, preferencias para matching, selección de asientos, información de viaje… Los asistentes registrados ya se sentirán parte del evento antes de su comienzo porque podrán iniciar sesión en la App o WebApp del evento para comenzar a interactuar con el contenido. Sabremos cuándo se conectan y podremos enviar recordatorios a quienes no lo hayan hecho aún, así como los save the date y otras comunicaciones. La aceptación del tratamiento de datos durante el registro y un login seguro con contraseña personal garantizarán una gestión eficaz de los datos durante el evento.

A la hora de seguir un evento online, dado que todos se conectarán a la misma plataforma, podemos saber con cuántos asistentes contamos en cada momento y cuánto tiempo llevan conectados. No sólo eso, sino que es posible llevar un registro de las distintas sesiones del evento con datos nominales de los usuarios que han visto la emisión y durante cuánto tiempo lo han hecho. El equivalente a nivel presencial es controlar los accesos al evento mediante códigos QR, así como el aforo en el recinto y en cada sala en caso necesario, lo que nos permite conocer de igual manera qué asistentes han acudido a cada sala y durante cuánto tiempo lo han hecho. Por otro lado, podemos pedir a los propios asistentes que escaneen códigos QR a través de la App del evento, de forma que, por ejemplo, puedan escanear un código al sentarse para comer para que la organización pudiera rastrear a los comensales de una determinada mesa en caso de producirse un contagio, por ejemplo.

Más allá del registro y control de acceso, lo que nos aportará más datos sobre el engagement es la medición de las distintas interacciones. Para eso es fundamental articular la experiencia del asistente en torno a elementos digitales, como una App móvil para asistentes presenciales y una WebApp de ordenador para asistentes online. Así es como podemos registrar todas las preguntas al ponente, los resultados de las votaciones que se hayan propuesto, encuestas de satisfacción, participación en juegos y retos, matches entre asistentes, mensajes en los chats, reuniones efectuadas, valoraciones de ponentes… ¡Todo dejará un valioso rastro en forma de cifras que recogeremos minuto a minuto!

Una vez finalizado el evento, llega la hora de recopilar, estructurar y analizar toda la información que hemos recabado. Aunque es comprensible que nos sintamos agotados a estas alturas, es importante acometer este último esfuerzo antes de dar nuestro trabajo por finalizado. El proveedor de tecnología que hayamos escogido puede ayudarnos en este análisis con la elaboración de un informe que nos ayude a digerir y comprender los datos. Este proceso nos servirá para extraer conclusiones, descubrir tendencias y establecer comparativas entre los distintos días o momentos del evento e incluso entre diferentes eventos. Todo esto nos ayudará a entender mejor lo que ha sucedido y planificar con más criterio el siguiente evento, siempre con el foco puesto en lograr una mejor asistencia y un mayor engagement.

Por último, todos estos datos que recabemos hoy serán la base para la monetización mañana. En el próximo artículo veremos de qué maneras podemos aportar y justificar el valor para nuestros patrocinadores.

Cómo generar engagement en un evento híbrido

Tenemos claro que un evento híbrido es aquel que combina una audiencia presencial con asistentes (¡no espectadores!) online. Ya hemos hecho un buen registro de usuarios con grupos diferenciados para que el contenido no tenga por qué ser el mismo para todos. Y ahora la gran pregunta: ¿qué podemos hacer para generar engagement en eventos híbridos?

El engagement, un anglicismo que suena casi místico, no es más que la capacidad para involucrar a una audiencia, de ganarnos su compromiso. Para visualizarlo, nos debemos imaginar al asistente online en su casa, con pantalón de pijama y distracciones varias, o en una oficina en la que pretenda trabajar en paralelo al evento. Captar su interés es el reto que el organizador de un evento híbrido debe tener entre ceja y ceja, y por suerte contamos con cada vez más conocimientos y recursos para lograrlo.

Los asistentes se han acostumbrado en los últimos tiempos al formato online, para bien y para mal: tienen más experiencia pero son más exigentes. A la hora de enfocar el contenido del evento, es buena idea que las sesiones online sean más cortas y ágiles de lo que es costumbre en un evento presencial. No hay que tener miedo de idear una agenda que nos permita en un momento dado trasvasar asistentes online a sesiones paralelas o breakouts con talleres más reducidos y participativos. Para eso, ya en el momento del registro los asistentes habrán configurado una agenda lo más personalizada posible, lo que disminuye el riesgo de que pierdan el interés.

Por otro lado, existen cada vez más recursos tecnológicos para fomentar la interactividad y el networking en eventos híbridos. Aprovechemos que el asistente presencial lleva consigo un teléfono móvil para poner en sus manos una aplicación que lo empodere con información relevante y herramientas que compartirán con los asistentes online. No existe otra manera de establecer un puente entre ambas audiencias que resulta fundamental para que se fundan en una sola a la hora de interactuar con el contenido del evento híbrido.

Todos los asistentes, ya sea desde el ordenador o desde el móvil, participarán de igual manera en preguntas al ponente, votaciones, reacciones en directo, nubes de palabras, chats, quizzes, encuestas y otros recursos con los que podemos contar la hora de idear un contenido más interactivo. Existen incluso herramientas con cierta inmersión virtual, como los stands 3D o los fotomatones virtuales, que están poniendo al alcance del asistente en remoto capacidades que estaban hasta hace poco reservadas a quienes acudían en persona.

De la misma forma, el organizador debe asegurarse de que el networking de su evento híbrido sea transversal, con matching y mensajes entre asistentes, así como reuniones por videollamada que les permitan conocerse no sólo en persona a unos y por ordenador a otros, sino también entre asistentes presenciales y online. De esta manera, los profesionales se conocerán sin importar el formato y podrán disfrutar de un networking sin límites.

Cada evento precisa de unas funcionalidades concretas que deben enfocarse de una cierta manera, y tu proveedor de tecnología te ayudará a dar con la combinación perfecta y sacarle el máximo provecho. Además, existen por supuesto diversas formas de medir todo ese engagement y comprobar si nuestro duro trabajo ha tenido éxito. ¡Las veremos en el siguiente artículo!

Registro y segmentación: los cimientos del evento híbrido

Al pensar en eventos híbridos nos asaltan enseguida ideas sobre contenido, interactividad, datos… No obstante, sería un error subestimar la fase pre-evento, en la que el organizador sienta las bases y el asistente tiene un primer contacto con la experiencia híbrida.

A la hora de inscribir asistentes, el primer paso es seleccionar la manera en la que acudirán: virtual o presencial. En el caso de estos últimos, podremos establecer una selección de actividades y asientos con cupos y aforos, mientras que los que acuden online pueden inscribirse en workshops u otras sesiones paralelas. Diferenciar a ambos grupos dentro de una misma experiencia de registro es un primer paso para alcanzar la hibridación que debemos tener como objetivo. Y es que no debemos perder de vista que App y WebApp no dejan de ser dos canales de comunicación que, aun con sus peculiaridades, comparten el mismo objetivo general del evento.

En cualquier caso, contar con estos dos grupos segmentados será clave a la hora de elaborar y dirigir el contenido de un evento híbrido, pues cada uno vivirá la misma experiencia de una manera diferente. Para el mailing y save the date, sin ir más lejos, enviaremos a unos las credenciales con el QR de acceso al recinto mientras emplazamos a otros a iniciar sesión con su usuario y contraseña. Los primeros descargarán la App del evento para disfrutar del contenido pre-evento y mantenerse informados de novedades mientras que los segundos harán lo propio en una WebApp desde sus ordenadores.

A la hora de orientar el contenido en eventos híbridos, tenemos también mucho que agradecer a la segmentación que hacemos desde el registro. Es la mejor manera de garantizar que los asistentes online no se sienten desplazados como meros espectadores de lo que sucede en el evento presencial, con un programa orientado para aquellos que han podido asistir en persona, aunque fueran menos en número. Así, en una plataforma común podremos crear contenido exclusivo para quienes sigan el evento desde casa, enviar una notificación sobre el catering que no dé envidia a los asistentes online, ofrecer una sola encuesta de satisfacción que se adapte a cada público o crear franjas horarias exclusivas para asistentes presenciales y comunes para los encuentros online, por citar algunos ejemplos.

Por supuesto, la segmentación se puede llevar un paso más allá si en el momento del registro recabamos datos más específicos que nos permitan distinguir subgrupos más allá de la presencialidad o no del asistente. Incluso podemos crear grupos de asistentes transversales, es decir, que abarquen tanto a usuarios de la WebApp online como de la App del evento. Esto nos abre un mundo de opciones en cuanto a contenido, como crear una agenda para el departamento de marketing, un chat para la organización o un taller exclusivo para asistentes premium, sin importar en ningún caso si estos acceden al contenido en persona o en remoto.

En resumen, llevar a cabo un registro de asistentes que nos permita segmentarlos en diferentes grupos de usuarios nos brinda la oportunidad de crear un contenido menos genérico y por lo tanto más relevante para todos, lo que redunda en un mayor engagement, en especial para los a veces descuidados asistentes online. De la misma manera, podremos recabar datos mucho más específicos y reveladores que nos permitirán mejorar la experiencia y monetización de futuros eventos. Por supuesto, trataremos estos temas y otros en próximos artículos de esta sección. ¡Permaneced atentos!

 

Por qué deberías utilizar herramientas de registro en todos tus eventos

Aunque cueste creerlo, son todavía muchos los eventos que llevan a cabo un registro de asistentes manual o, cuando menos, poco tecnificado. Mientras las agencias de eventos y comunicación acostumbran a utilizar tecnología de registro y control de acceso, son todavía muchas las empresas que recurren a envíos de email y hojas de excel a la hora de organizar la asistencia a sus eventos corporativos. En este artículo damos algunas claves para convenceros de que dar el salto tecnológico es tan sencillo como rentable.

El formulario de registro es la herramienta más básica. Nos servirá para recabar tanto la información esencial de los asistentes como otras cuestiones relativas al evento: qué días asistirán, en qué sesiones desean inscribirse, si tienen algún requerimiento especial, etc. A partir de ahí, existen recursos más sofisticados que permiten establecer un cupo máximo por sesión, adjuntar documentos, seleccionar asientos, realizar el pago de la entrada y un largo etcétera.

Ya se han registrado los asistentes al evento y ahora llega la parte de la gestión y comunicación. Tanto si organizamos un evento de tamaño considerable como si organizamos numerosos eventos para las mismas personas, contar con una panel de administración nos ayudará a ser mucho más eficientes. De esta manera es posible, por ejemplo, crear una base de datos de asistentes, comprobar las confirmaciones en tiempo real o programar emails.

En tercer lugar, existen herramientas eficaces para el control de acceso a los eventos que lo requieran. Desde la creación de un simple usuario para acceder con contraseña a un evento virtual hasta un sistema de acceso con acreditación y códigos QR, son numerosas las soluciones en el mercado que ofrecen un acceso ágil y seguro a un precio muy competitivo. Algunas de ellas, como evenTwo Access, están integradas con las herramientas de registro en una misma plataforma compatible además con la App del evento para una experiencia 100% digital y sin complicaciones.

¿Preparados para llevar el registro de vuestros eventos al siguiente nivel?

Qué es un evento híbrido y por qué son tendencia en el sector MICE

Los eventos híbridos no son una novedad, pues hace más de una década que existen, ni tampoco una simple moda, porque su futuro es innegable. Se pusieron en boca de todos los profesionales de eventos cuando la pandemia del covid-19 cambió las reglas del sector MICE. Pero, ¿qué son los eventos híbridos y qué oportunidades ofrecen?

Es importante tener claro primero qué NO son los eventos híbridos. No se trata de la mera retransmisión de un evento presencial para que otras personas lo puedan seguir online. Tampoco se trata de un evento que tiene lugar en diferentes lugares de forma simultánea (evento multisede). Un evento híbrido es aquel que tiene lugar en una sede física con un número limitado de asistentes presenciales y otra parte de la audiencia que participa e interactúa de forma virtual.

Lo fundamental, por lo tanto, para determinar si un evento es híbrido, es que los asistentes online tengan la oportunidad de participar en el evento de una forma lo más cercana posible a la de los asistentes presenciales. Cierto es que difícilmente participarán del catering del evento, por ejemplo, pero la tecnología avanza para que sean cada vez más las posibilidades que tienen de interactuar como un asistente más. En otras palabras, la línea entre el asistente presencial y el online es mucho más difusa en este tipo de eventos.

En un evento híbrido, todos los asistentes pueden preguntar, votar, jugar, concertar reuniones, visitar stands, leer comunicaciones, completar tests, hacer una presentación, participar en un debate, etc., sin importar si están en la propia sede, en su casa o en una oficina. El organizador se encuentra, por lo tanto, con el gran reto del engagement: ¿cómo mantener igual de enganchado al asistente online?

La clave, cómo no, se encuentra en el contenido, que debe estar diseñado para ambos tipos de público como si de uno solo se tratara. Es cierto que hay eventos en los que la cualificación que aporta el contacto es difícil de sustituir. Sin embargo, las videollamadas y otras tecnologías para eventos allanan el camino para que la audiencia reciba con cada vez más naturalidad y atención las interacciones digitales.

Por último, los eventos híbridos aportan mayor profundidad y oportunidades al organizador. Logrará un alcance mucho mayor, con una audiencia global y potencialmente ilimitada con un coste por asistente muy inferior. Además, el evento híbrido verá potenciado su ROI con nuevas posibilidades de ingresos y patrocinios para el formato online. A esto se añade una mayor facilidad para recabar y medir datos del evento, así como allanar la actividad paralela en redes sociales.

Tradicionalmente, el evento híbrido ha sido residual en buena parte porque la tecnología no era tan accesible aún. Sin embargo, son cada vez más los organizadores de eventos que optan por plataformas all-in-one como evenTwo, que combinan tecnología para eventos presenciales con herramientas virtuales que permiten a cualquier asistente, sin importar si es presencial u online, compartir una misma experiencia en el evento.

7 claves para organizar un evento virtual

7 claves para organizar un evento virtual

Los eventos virtuales llegaron en 2020 como un salvavidas para el sector MICE. Más allá de la necesidad coyuntural, ofrecen numerosas ventajas y oportunidades que harán que perduren en el tiempo. Por un lado, el ahorro en costes de alquiler de espacio, personal y dietas permite al profesional ser más ambicioso a la hora de organizar un evento online, puesto que podrá hacer un mayor esfuerzo en la creación de contenidos y el engagement. Además, la virtualización del evento le da la posibilidad de ampliar la audiencia a tantos asistentes como quiera invitar, al mismo tiempo que aspira a contratar ponentes más demandados, cuya disponibilidad es mucho más fácil de concertar por videoconferencia que en un evento presencial.

Pero ¿cómo se organiza un evento virtual? En este artículo te damos las claves a la hora de enfocar la manera en la que celebrar tu evento online.

  1. Plantear la estrategia. Al igual que en los eventos presenciales, es preciso definir los objetivos que perseguimos de acuerdo con el tipo de evento que vamos a organizar. En una feria virtual, lo habitual será dar visibilidad a patrocinadores y propiciar la generación de leads; en una convención virtual, nos interesará fortalecer la imagen de marca y el teambuilding; en un workshop online quizá precisemos un registro y agenda personalizados con certificados de asistencia. Cada tipo de contenido hará necesarias unas herramientas y prescindibles otras.
  1. Utilizar un espacio web atractivo y seguro. No cabe duda de que un evento virtual tiene lugar en un espacio web, accesible online. Mientras que un webinar de una o dos horas se puede realizar de forma eficaz en un espacio web sencillo, otros eventos más complejos requerirán una plataforma más específica que se adapte a sus características. Si nuestro evento cuenta con sesiones paralelas, expositores, contenido extra o necesitamos cierta interactividad, por ejemplo, es posible que debamos recurrir a un proveedor especializado en este tipo de desarrollos. De la misma manera, son cada vez más los organizadores de eventos que exigen un espacio seguro, con acceso por login y mayores garantías de privacidad.
  1. Captar la atención de la audiencia. En un evento virtual es más fácil que nuestra audiencia pierda la atención. Los asistentes pueden seguir la retransmisión desde su domicilio y contarán con todo tipo de distracciones, por lo que mantenerlos interesados en lo que sucede en su pantalla constituye a buen seguro nuestro mayor reto. Un buen programa, contenido atractivo y ponentes que sepan comunicar a través de la cámara son los pilares sobre los que se sustentará un buen evento virtual.
  1. Fomentar la participación y el networking. Uno de los problemas que puede presentar un evento online es la unidireccionalidad. Involucrar a los asistentes no sólo es posible sino también necesario en la mayoría de casos, y son cada vez más los recursos que existen para lograrlo. Dependiendo del tipo de evento, puede ser buena idea dinamizar las sesiones con preguntas, chat y votaciones, habilitar reuniones por videoconferencia, crear espacios de encuentro virtuales, juegos, sorteos… ¡El límite no es la tecnología, sino la imaginación!
  1. Aportar valor a los patrocinadores. Un buen acuerdo de patrocinio va más allá de la inclusión de logos y de introducir cortes publicitarios en la retransmisión del evento. Los sponsors obtendrán leads de mayor calidad cuanto más consigamos acercarlos a los asistentes, y para ello existen diferentes recursos web. Uno de ellos son los stands virtuales, que pueden ser en formato página o incluso como parte de una feria 3D que se pueda recorrer de forma virtual. El propio expositor puede editar la apariencia y contenido de su stand e incluso concertar citas y recibir mensajes de los asistentes.
  1. Recolectar y analizar métricas. Hay muchos datos que en eventos presenciales resultan esquivos. ¿Cuántas reuniones se han celebrado? ¿Qué han comentado los asistentes? ¿En qué momento han abandonado una sesión? En este sentido, los eventos virtuales son una oportunidad para medir cualquier aspecto, dado que todo lleva detrás un factor tecnológico que permite este análisis. Asimismo, es fundamental saber tratar e interpretar toda esta información, de forma que nos sea útil de cara a la organización de futuros eventos virtuales.
  1. Escoger un partner tecnológico integral. En suma, puede decirse que la tecnología es clave en todo evento virtual. Más si cabe en aquellos que precisen de algo más que la mera retransmisión en directo. Lidiar con distintos proveedores para la emisión, la plataforma web, las herramientas interactivas y el registro de asistentes puede ser un auténtico dolor de cabeza. Por eso, desde evenTwo recomendamos contratar a un especialista tecnológico con trayectoria y buenas referencias en herramientas digitales para eventos, con un servicio profesional y cercano que impida que cualquier contratiempo pueda dar al traste con el trabajo del organizador.

Entrevista: Allianz