Los eventos híbridos supondrán un incremento de posibilidades para elegir cómo participar y sentir que se está allí mismo

Guacimara Magdaleno, directora de Futurcan Marketing & Eventos, nos cuenta su experiencia en el evento virtual de Futurismo 2021

Futurismo es un laboratorio de ideas formado por profesionales del sector turístico, cuyo objetivo es anticipar los retos del futuro del turismo en España. La piedra angular es un evento anual donde figuras de primer nivel tratan de apuntalar a España como uno de los principales destinos turísticos gracias a la atracción de figuras de primer nivel y una proyección internacional.

Este encuentro ha tenido lugar tradicionalmente en Canarias con un énfasis más regional y en octubre de 2020 tuvo lugar en formato online. Este año la organización ha querido ser más ambiciosa y ha perseguido un evento aún más completo y con una difusión nacional. Guacimara Magdaleno, directora de Futurcan Marketing & Eventos, nos cuenta cómo han afrontado este desafío y cuál ha sido su experiencia a la hora de organizar Futurismo 2021, que tuvo lugar el 22 y 23 de abril.

P. ¿A qué retos os enfrentabais para esta edición virtual de Futurismo?

R. Queríamos crear un evento de la misma calidad que los anteriores foros presenciales y lograr que los asistentes se sintieran en un entorno cercano, de tal modo que el interactuar y emocionarse no quedara relegado por el tema tecnológico. Además, era necesario lograr que las marcas patrocinadoras y colaboradoras confiaran y apostaran por el evento, a pesar de la falta de contacto físico con los asistentes, algo tan importante para ellas. En definitiva, debíamos implementar la innovación a pesar de la no presencialidad y lograr que la esencia de Futurismo estuviera presente, es decir, espectáculo y cercanía juntos. De hecho, lo hemos conseguido.

¿Cómo habéis adaptado el evento al formato virtual?

Contábamos con la experiencia de octubre. Se trataba de usar el mismo contenido pero transmitirlo también a través de las redes sociales y de la WebApp de evenTwo. El planteamiento de la estructura se ha basado en los formatos televisivos, con un programa que contiene entretenimiento visual, enérgico, con vida propia, que genera emociones en quienes lo viven. Al fin y al cabo, se ha tratado de mantener la esencia del evento presencial y, ante todo, transmitir sensaciones y crear vivencias. Después de todo, es una experiencia para ser vivida y contada.

¿Qué enfoque habéis dado a la WebApp de evenTwo?

Teníamos clara la necesidad de una herramienta que actuara como nexo entre las marcas y los asistentes, esa conexión era fundamental. Nuestra intención era, sobre todo, que los patrocinadores tuvieran algo a su servicio que les permitiera contactar con nuestro público objetivo. También serviría como hilo conector con los ponentes, entre ellos mismos y entre todos los participantes.

¿Cuál ha sido vuestra experiencia con la plataforma?

Las valoraciones recibidas por parte de asistentes y ponentes reflejan una herramienta fácil e intuitiva en su manejo, una aplicación dinámica en su uso. Para la organización, a la hora de cargar el contenido permitía hacerlo con poco esfuerzo, al poder ir probando y viendo los resultados. Por otro lado, el acceso a la agenda y ya encontrar en directo lo que estaba ocurriendo es una de las funciones que más hemos valorado. Además, la WebApp nos ha ofrecido una gran sencillez para poner en marcha las encuestas.

¿Crees que es especialmente importante el servicio técnico en un evento virtual?

La parte técnica es vital para cuadrar todos los componentes audiovisuales. En el caso de la WebApp, adquiere su mayor importancia en el momento de ponerla en marcha, para tener clara la planificación previa del evento. El servicio de evenTwo ha participado activamente con los coordinadores y su presencia fue necesaria hasta última hora para prever fallos imprevistos, para cambios de última hora y la subida de los diferentes bloques que componían el evento.

En conclusión, ¿crees que el evento ha sido un éxito?

Podemos decir que Futurismo 2021 ha sido un rotundo éxito, ya que superó las expectativas que podría ofrecer un webinar por el formato televisivo elegido por la organización. Este resultado es avalado por las encuestas cumplimentadas por los asistentes. Del mismo modo, los patrocinadores siguen confiando en la marca. Prueba de ello es la ausencia de  comentarios negativos, ni siquiera de sugerencias de mejora. Sabemos que hemos llegado a nuestro público a través de la WebApp, tanto por parte de los expertos interesados en el sector como del resto de usuarios que se implicaron incluso después de la emisión.

 ¿Permanecerá el formato virtual en futuras ediciones?

Sí, por supuesto que se mantendrá este formato, incluso cuando la pandemia termine. Se ha demostrado que así se puede llegar a muchas más personas, ya que no exige estar ubicado en un sitio concreto. Es por ello que, definitivamente, se crearan las futuras ediciones en un formato híbrido. Esto supondrá un incremento de posibilidades de elegir de qué manera quiere uno participar, sin perderse nada y, al mismo tiempo, sentir que se está allí mismo. Los datos lo confirman, ya que nuestro ROI en promoción, patrocinio y publicidad se ha multiplicado por 30. Tenemos, no obstante, nuevos retos por delante, para encontrar fórmulas que minimicen los errores que hayamos podido observar, pero eso ya es la preparación de la próxima edición.

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