Monetizar un evento híbrido: tendencias para maximizar los ingresos

Una de las principales razones por las que se organizan eventos híbridos es la rentabilidad. Contar con una audiencia online potencialmente ilimitada, además de aquellos que asisten de forma presencial, abre la puerta a una participación mucho más alta. Más asistentes significan mayor venta de entradas y mayor valor para los patrocinadores, pero a veces se nos escapan las maneras en las que podemos maximizar estos beneficios. Compartimos con vosotros algunas de las tendencias que más éxito han tenido en el último año.

El evento se puede retransmitir online fácilmente por plataformas conocidas como YouTube o Vimeo, pero cuenta con la desventaja de presentar un entorno genérico, en el que se resiente la interacción y no caben la identidad de marca y los patrocinios. Por eso, cada vez más organizadores contratan una plataforma especializada como evenTwo que permita acoger a los asistentes en un entorno personalizado en el que poder aprovechar espacios y secciones con patrocinadores.

En este sentido, contar con contenidos adicionales nos da la oportunidad de invitar a los asistentes con antelación y elaborar contenido pre-evento y post-evento, de manera que aumentamos la exposición de la audiencia y por lo tanto el valor percibido tanto para los patrocinadores como para los propios asistentes. Esta plataforma online, además, puede ir de la mano de una App móvil con idéntica apariencia, base de datos y contenidos, dirigida a asistentes presenciales, para una comunicación híbrida que cubra todo el target de los sponsors.

La venta de entradas es otra fuente de ingresos fundamental en muchos eventos. Sin embargo, el precio no tiene por qué ser idéntico para todos los asistentes. Es cada vez más habitual establecer grupos con precios diferenciados, sesiones online premium, actividades presenciales como comidas o cenas con coste adicional y otros extras atractivos. A medida que los interesados seleccionen tipo de asistencia y opciones, el precio puede incrementarse de acuerdo con el valor añadido que se ofrece.

De la misma manera, es por todos conocido que existen también diferentes niveles de patrocinio. Una fórmula que se ha extendido en el último año es comercializar salas virtuales o sesiones breakout en vivo. En otras palabras, los sponsors aumentan su inversión para contar con una sesión patrocinada a la que asisten usuarios interesados en un tema determinado, de forma que obtienen contactos cualificados y datos concretos sobre quiénes han visualizado cada parte de su sesión en directo. Además, los patrocinadores pueden contar con espacios online en los que administrar su propia página con información, vídeos, documentos y personas de contacto a las que escribir o solicitar reunión.

Este punto, el de las reuniones por videoconferencia, es el que más se ha generalizado en eventos híbridos en los últimos tiempos. La tecnología no sólo nos facilita concertar reuniones entre asistentes presenciales en la sede y entre asistentes online por videoconferencia, sino también agendar videoconferencias entre asistentes físicos y online. Esto multiplica las posibilidades de matching y aporta por lo tanto un valor mucho mayor al evento híbrido. Otra fórmula habitual es contar con una o varias jornadas presenciales y estirar el evento con jornadas online que permitan extender el networking o incluso incrementar el número de reuniones que un usuario puede solicitar previo pago.