Qué es un evento híbrido y por qué son tendencia en el sector MICE

Los eventos híbridos no son una novedad, pues hace más de una década que existen, ni tampoco una simple moda, porque su futuro es innegable. Se pusieron en boca de todos los profesionales de eventos cuando la pandemia del covid-19 cambió las reglas del sector MICE. Pero, ¿qué son los eventos híbridos y qué oportunidades ofrecen?

Es importante tener claro primero qué NO son los eventos híbridos. No se trata de la mera retransmisión de un evento presencial para que otras personas lo puedan seguir online. Tampoco se trata de un evento que tiene lugar en diferentes lugares de forma simultánea (evento multisede). Un evento híbrido es aquel que tiene lugar en una sede física con un número limitado de asistentes presenciales y otra parte de la audiencia que participa e interactúa de forma virtual.

Lo fundamental, por lo tanto, para determinar si un evento es híbrido, es que los asistentes online tengan la oportunidad de participar en el evento de una forma lo más cercana posible a la de los asistentes presenciales. Cierto es que difícilmente participarán del catering del evento, por ejemplo, pero la tecnología avanza para que sean cada vez más las posibilidades que tienen de interactuar como un asistente más. En otras palabras, la línea entre el asistente presencial y el online es mucho más difusa en este tipo de eventos.

En un evento híbrido, todos los asistentes pueden preguntar, votar, jugar, concertar reuniones, visitar stands, leer comunicaciones, completar tests, hacer una presentación, participar en un debate, etc., sin importar si están en la propia sede, en su casa o en una oficina. El organizador se encuentra, por lo tanto, con el gran reto del engagement: ¿cómo mantener igual de enganchado al asistente online?

La clave, cómo no, se encuentra en el contenido, que debe estar diseñado para ambos tipos de público como si de uno solo se tratara. Es cierto que hay eventos en los que la cualificación que aporta el contacto es difícil de sustituir. Sin embargo, las videollamadas y otras tecnologías para eventos allanan el camino para que la audiencia reciba con cada vez más naturalidad y atención las interacciones digitales.

Por último, los eventos híbridos aportan mayor profundidad y oportunidades al organizador. Logrará un alcance mucho mayor, con una audiencia global y potencialmente ilimitada con un coste por asistente muy inferior. Además, el evento híbrido verá potenciado su ROI con nuevas posibilidades de ingresos y patrocinios para el formato online. A esto se añade una mayor facilidad para recabar y medir datos del evento, así como allanar la actividad paralela en redes sociales.

Tradicionalmente, el evento híbrido ha sido residual en buena parte porque la tecnología no era tan accesible aún. Sin embargo, son cada vez más los organizadores de eventos que optan por plataformas all-in-one como evenTwo, que combinan tecnología para eventos presenciales con herramientas virtuales que permiten a cualquier asistente, sin importar si es presencial u online, compartir una misma experiencia en el evento.