Crear un gran contenido y alcanzar un elevado grado de engagement es el fin de todo evento híbrido. El éxito (o no) de nuestro trabajo se medirá en datos, y es fundamental por lo tanto conocer cómo recabar esta información a lo largo de las distintas fases del evento. El análisis posterior dará carpetazo a nuestra labor hoy y sentará las bases del evento de mañana, para el que contaremos con una información muy valiosa. ¡Empezamos!

La recogida de datos durante el registro de asistentes es clave para obtener información de calidad. Segmentaremos los asistentes según acudan de forma presencial u online y nos indicarán numerosos aspectos que definirán su experiencia durante el evento. Por ejemplo, contenidos que les interesen, preferencias para matching, selección de asientos, información de viaje… Los asistentes registrados ya se sentirán parte del evento antes de su comienzo porque podrán iniciar sesión en la App o WebApp del evento para comenzar a interactuar con el contenido. Sabremos cuándo se conectan y podremos enviar recordatorios a quienes no lo hayan hecho aún, así como los save the date y otras comunicaciones. La aceptación del tratamiento de datos durante el registro y un login seguro con contraseña personal garantizarán una gestión eficaz de los datos durante el evento.

A la hora de seguir un evento online, dado que todos se conectarán a la misma plataforma, podemos saber con cuántos asistentes contamos en cada momento y cuánto tiempo llevan conectados. No sólo eso, sino que es posible llevar un registro de las distintas sesiones del evento con datos nominales de los usuarios que han visto la emisión y durante cuánto tiempo lo han hecho. El equivalente a nivel presencial es controlar los accesos al evento mediante códigos QR, así como el aforo en el recinto y en cada sala en caso necesario, lo que nos permite conocer de igual manera qué asistentes han acudido a cada sala y durante cuánto tiempo lo han hecho. Por otro lado, podemos pedir a los propios asistentes que escaneen códigos QR a través de la App del evento, de forma que, por ejemplo, puedan escanear un código al sentarse para comer para que la organización pudiera rastrear a los comensales de una determinada mesa en caso de producirse un contagio, por ejemplo.

Más allá del registro y control de acceso, lo que nos aportará más datos sobre el engagement es la medición de las distintas interacciones. Para eso es fundamental articular la experiencia del asistente en torno a elementos digitales, como una App móvil para asistentes presenciales y una WebApp de ordenador para asistentes online. Así es como podemos registrar todas las preguntas al ponente, los resultados de las votaciones que se hayan propuesto, encuestas de satisfacción, participación en juegos y retos, matches entre asistentes, mensajes en los chats, reuniones efectuadas, valoraciones de ponentes… ¡Todo dejará un valioso rastro en forma de cifras que recogeremos minuto a minuto!

Una vez finalizado el evento, llega la hora de recopilar, estructurar y analizar toda la información que hemos recabado. Aunque es comprensible que nos sintamos agotados a estas alturas, es importante acometer este último esfuerzo antes de dar nuestro trabajo por finalizado. El proveedor de tecnología que hayamos escogido puede ayudarnos en este análisis con la elaboración de un informe que nos ayude a digerir y comprender los datos. Este proceso nos servirá para extraer conclusiones, descubrir tendencias y establecer comparativas entre los distintos días o momentos del evento e incluso entre diferentes eventos. Todo esto nos ayudará a entender mejor lo que ha sucedido y planificar con más criterio el siguiente evento, siempre con el foco puesto en lograr una mejor asistencia y un mayor engagement.

Por último, todos estos datos que recabemos hoy serán la base para la monetización mañana. En el próximo artículo veremos de qué maneras podemos aportar y justificar el valor para nuestros patrocinadores.