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Monetizar un evento híbrido: tendencias para maximizar los ingresos

Una de las principales razones por las que se organizan eventos híbridos es la rentabilidad. Contar con una audiencia online potencialmente ilimitada, además de aquellos que asisten de forma presencial, abre la puerta a una participación mucho más alta. Más asistentes significan mayor venta de entradas y mayor valor para los patrocinadores, pero a veces se nos escapan las maneras en las que podemos maximizar estos beneficios. Compartimos con vosotros algunas de las tendencias que más éxito han tenido en el último año.

El evento se puede retransmitir online fácilmente por plataformas conocidas como YouTube o Vimeo, pero cuenta con la desventaja de presentar un entorno genérico, en el que se resiente la interacción y no caben la identidad de marca y los patrocinios. Por eso, cada vez más organizadores contratan una plataforma especializada como evenTwo que permita acoger a los asistentes en un entorno personalizado en el que poder aprovechar espacios y secciones con patrocinadores.

En este sentido, contar con contenidos adicionales nos da la oportunidad de invitar a los asistentes con antelación y elaborar contenido pre-evento y post-evento, de manera que aumentamos la exposición de la audiencia y por lo tanto el valor percibido tanto para los patrocinadores como para los propios asistentes. Esta plataforma online, además, puede ir de la mano de una App móvil con idéntica apariencia, base de datos y contenidos, dirigida a asistentes presenciales, para una comunicación híbrida que cubra todo el target de los sponsors.

La venta de entradas es otra fuente de ingresos fundamental en muchos eventos. Sin embargo, el precio no tiene por qué ser idéntico para todos los asistentes. Es cada vez más habitual establecer grupos con precios diferenciados, sesiones online premium, actividades presenciales como comidas o cenas con coste adicional y otros extras atractivos. A medida que los interesados seleccionen tipo de asistencia y opciones, el precio puede incrementarse de acuerdo con el valor añadido que se ofrece.

De la misma manera, es por todos conocido que existen también diferentes niveles de patrocinio. Una fórmula que se ha extendido en el último año es comercializar salas virtuales o sesiones breakout en vivo. En otras palabras, los sponsors aumentan su inversión para contar con una sesión patrocinada a la que asisten usuarios interesados en un tema determinado, de forma que obtienen contactos cualificados y datos concretos sobre quiénes han visualizado cada parte de su sesión en directo. Además, los patrocinadores pueden contar con espacios online en los que administrar su propia página con información, vídeos, documentos y personas de contacto a las que escribir o solicitar reunión.

Este punto, el de las reuniones por videoconferencia, es el que más se ha generalizado en eventos híbridos en los últimos tiempos. La tecnología no sólo nos facilita concertar reuniones entre asistentes presenciales en la sede y entre asistentes online por videoconferencia, sino también agendar videoconferencias entre asistentes físicos y online. Esto multiplica las posibilidades de matching y aporta por lo tanto un valor mucho mayor al evento híbrido. Otra fórmula habitual es contar con una o varias jornadas presenciales y estirar el evento con jornadas online que permitan extender el networking o incluso incrementar el número de reuniones que un usuario puede solicitar previo pago.

Medir el engagement en eventos híbridos: recogida y análisis de datos

Crear un gran contenido y alcanzar un elevado grado de engagement es el fin de todo evento híbrido. El éxito (o no) de nuestro trabajo se medirá en datos, y es fundamental por lo tanto conocer cómo recabar esta información a lo largo de las distintas fases del evento. El análisis posterior dará carpetazo a nuestra labor hoy y sentará las bases del evento de mañana, para el que contaremos con una información muy valiosa. ¡Empezamos!

La recogida de datos durante el registro de asistentes es clave para obtener información de calidad. Segmentaremos los asistentes según acudan de forma presencial u online y nos indicarán numerosos aspectos que definirán su experiencia durante el evento. Por ejemplo, contenidos que les interesen, preferencias para matching, selección de asientos, información de viaje… Los asistentes registrados ya se sentirán parte del evento antes de su comienzo porque podrán iniciar sesión en la App o WebApp del evento para comenzar a interactuar con el contenido. Sabremos cuándo se conectan y podremos enviar recordatorios a quienes no lo hayan hecho aún, así como los save the date y otras comunicaciones. La aceptación del tratamiento de datos durante el registro y un login seguro con contraseña personal garantizarán una gestión eficaz de los datos durante el evento.

A la hora de seguir un evento online, dado que todos se conectarán a la misma plataforma, podemos saber con cuántos asistentes contamos en cada momento y cuánto tiempo llevan conectados. No sólo eso, sino que es posible llevar un registro de las distintas sesiones del evento con datos nominales de los usuarios que han visto la emisión y durante cuánto tiempo lo han hecho. El equivalente a nivel presencial es controlar los accesos al evento mediante códigos QR, así como el aforo en el recinto y en cada sala en caso necesario, lo que nos permite conocer de igual manera qué asistentes han acudido a cada sala y durante cuánto tiempo lo han hecho. Por otro lado, podemos pedir a los propios asistentes que escaneen códigos QR a través de la App del evento, de forma que, por ejemplo, puedan escanear un código al sentarse para comer para que la organización pudiera rastrear a los comensales de una determinada mesa en caso de producirse un contagio, por ejemplo.

Más allá del registro y control de acceso, lo que nos aportará más datos sobre el engagement es la medición de las distintas interacciones. Para eso es fundamental articular la experiencia del asistente en torno a elementos digitales, como una App móvil para asistentes presenciales y una WebApp de ordenador para asistentes online. Así es como podemos registrar todas las preguntas al ponente, los resultados de las votaciones que se hayan propuesto, encuestas de satisfacción, participación en juegos y retos, matches entre asistentes, mensajes en los chats, reuniones efectuadas, valoraciones de ponentes… ¡Todo dejará un valioso rastro en forma de cifras que recogeremos minuto a minuto!

Una vez finalizado el evento, llega la hora de recopilar, estructurar y analizar toda la información que hemos recabado. Aunque es comprensible que nos sintamos agotados a estas alturas, es importante acometer este último esfuerzo antes de dar nuestro trabajo por finalizado. El proveedor de tecnología que hayamos escogido puede ayudarnos en este análisis con la elaboración de un informe que nos ayude a digerir y comprender los datos. Este proceso nos servirá para extraer conclusiones, descubrir tendencias y establecer comparativas entre los distintos días o momentos del evento e incluso entre diferentes eventos. Todo esto nos ayudará a entender mejor lo que ha sucedido y planificar con más criterio el siguiente evento, siempre con el foco puesto en lograr una mejor asistencia y un mayor engagement.

Por último, todos estos datos que recabemos hoy serán la base para la monetización mañana. En el próximo artículo veremos de qué maneras podemos aportar y justificar el valor para nuestros patrocinadores.